Existen cuatro fases en el ciclo de vida de un proyecto. A medida que el proyecto avanza por todo su ciclo de vida, las distintas organizaciones, personas y recursos juegan papeles preponderantes:
- Identificación de la necesidad o el problema
- Desarrollo de una propuesta de solución
- Implementación de la solución propuesta (Realización del proyecto)
- Conclusión (actividades de cierre)
Fase 1.- Identificación de la necesidad
Los proyectos “nacen” cuando el cliente identifica una necesidad. El cliente es la persona u organización dispuesta a proporcionar los fondos para lograr satisfacerla. Por ejemplo, para una familia que planea crecer, la necesidad puede ser una casa más grande; mientras que para una empresa el problema puede ser un alto índice de material de desperdicio en su proceso de manufactura que incrementan los costos y los tiempos de producción por encima de sus competidores. El cliente primero debe identificar la necesidad o el problema.
Esta primera fase del ciclo de vida del proyecto involucra la identificación de una necesidad, problema u oportunidad y puede dar como resultado que el cliente solicite propuestas de personas, un equipo de proyecto u organizaciones (contratistas) que traten la necesidad identificada o resuelvan el problema.
Por lo general, el cliente escribe la necesidad y los requisitos en un documento llamado solicitud de propuesta.
Por medio de ésta, el cliente pide a las personas o contratistas que presenten propuestas sobre cómo podrían resolver el problema, junto con el costo y el programa asociado.
Fase 2.- Desarrollo de una propuesta de solución
La segunda fase del ciclo de vida de un proyecto es el desarrollo de una propuesta de solución a la necesidad o el problema. En esta fase el cliente recibe una propuesta por parte de una o más personas u organizaciones (contratistas) a quienes les gustaría que el cliente les pagara por implementar la solución propuesta. En esta fase el esfuerzo del contratista es lo más importante.
Los contratistas interesados en responder a la solicitud de propuesta dedican varias semanas al desarrollo del método para resolver el problema, la estimación de los tipos y cantidades de recursos que se necesitarán, así como el tiempo que será requerido para diseñar e implementar la solución propuesta. Después de evaluar las propuestas presentadas y seleccionar la ganadora, el cliente y el contratista ganador negocian y firman un contrato (acuerdo).
Fase 3.- Implementación de la solución propuesta
La tercera fase del ciclo de vida de un proyecto es la implementación de la solución propuesta. Esta fase comienza después de que el cliente decide cuál de las soluciones propuestas satisface mejor la necesidad y se llega a un acuerdo entre el cliente y la persona o contratista que presentó la propuesta. En esta fase, conocida como la realización del proyecto, se hace la planeación detallada del proyecto y después se lleva a la práctica el plan para lograr su objetivo. Durante la realización del proyecto, se utilizan distintos tipos de recursos. En esta fase se logra el objetivo del proyecto y el cliente queda satisfecho de que todo el trabajo se terminó con la calidad deseada, dentro del presupuesto y a tiempo.
Fase 4.- Conclusión
La fase final del ciclo de vida de un proyecto es concluirlo. Cuando se ha completado un proyecto, se deben realizar ciertas actividades de cierre, como la confirmación de que se han proporcionado todos los productos entregables al cliente y este los ha aceptado; que todos los pagos se han cobrado y que todas las facturas se han pagado.
Una tarea importante de esta fase es evaluar el desempeño del proyecto con el fin de averiguar qué podría mejorarse si se realizara uno similar en el futuro.
Esta fase debe incluir la retroalimentación de los clientes para determinar su nivel de satisfacción y si el proyecto cumple con sus expectativas. Además, también se debe pedir al equipo del proyecto que realice recomendaciones para mejorar iniciativas futuras.
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