Un método popular para el desarrollo ágil de productos y servicios es el KANBAN, es un proceso adaptado del sistema desarrollado por el Sistema de Producción de TOYOTA que se enfoca en la producción justo a tiempo y en la eliminación de desperdicios.

Los empleados de manufactura utilizan tarjetas KANBAN de papel para señalar físicamente cuando se requiere de trabajo adicional en el sistema. Estas tarjetas han sido adaptadas para el desarrollo de software en tarjetas virtuales y cada una representa un trabajo por realizar. Aunque no generan automáticamente una señal para agregar trabajos al sistema, los miembros del equipo de trabajo deciden, de forma proactiva, jalar el siguiente trabajo hacia adelante.

Un principio central del KANBAN es visualizar el trabajo. Cada tarjeta es una tarea por desarrollar. Las tarjetas son acomodadas en un Tablero KANBAN, el cual consiste en un conjunto de columnas, una para cada estado del trabajo. Estas columnas son acomodadas de izquierda a derecha, en el orden en el que el trabajo fluye. La figura 12.4 es un ejemplo del tablero KANBAN.

Este tablero tiene las siguientes columnas de izquierda a derecha: «Backlog», «Listo», «En Desarrollo», «Desarrollo Concluido», «En Pruebas», «Pruebas Realizadas» y «Desplegado». Las definiciones son las siguientes:

• Backlog.- Trabajos que se pueden realizar potencialmente, ordenados según su prioridad.
• Listo.- Trabajos que han sido seleccionados del Backlog y están listos para ser desarrollados.
• En Desarrollo.- Trabajos en los que el equipo de producción ha comenzado su realización.
• Desarrollo Concluido.- Trabajos que el equipo ha concluido pero todavía no han sido probados.
• En Pruebas.- Trabajos en los que se están aplicando pruebas.
• Pruebas Realizadas.- Trabajos que han sido probados con resultados exitosos pero no se han desplegado.
• Desplegado.- Trabajos que ya han sido lanzados.

Algunas columnas representan el trabajo por realizarse (ejemplos: En Desarrollo y En Prueba) mientras otras representas trabajos por realizarse (ejemplos: Listo y Desarrollo Concluido). Las columnas de este último tipo son filas de trabajos. Cuando un miembro del equipo libera más capacidad, después de haber concluido un trabajo, ellos pueden jalar el trabajo superior de la fila apropiada y comenzar a realizar dicho trabajo.

Conforme las unidades de trabajo avanzan a través de cada etapa, su tarjeta es movida de una columna a la siguiente. Es fácil visualizar el estatus de lo que el equipo esta realizando en cualquier momento simplemente con observar el tablero. También es fácil ver en dónde se encuentran los cuellos de botella viendo cuáles columnas han acumulado la mayor cantidad de tarjetas.

Es importante resaltar que, en vez de haber utilizado una columna para «Pruebas», se utilizan dos: Una para «En Pruebas» y otra para «Pruebas Realizadas». El Desarrollo también utiliza dos columnas: «En Desarrollo» y «Desarrollo Concluido». Esto ayuda a crear una imagen más clara del estatus de cada trabajo realizado por el equipo y ayuda a identificar más fácilmente los cuellos de botella.

En KANBAN, la cantidad de trabajo activo es administrada mediante limitar la cantidad de «Trabajo en Proceso» o WIP (work in progress), por sus siglas en inglés. El equipo decide el máximo número de tarjetas que cada columna puede contener, el cuál se llama límite WIP. Los miembros del equipo JALAN trabajos hacia adelante, de forma secuencial, a través de cada estado del trabajo (columna). Sin embargo, ellos pueden mover una unidad de trabajo a la siguiente columna si esa columna tiene capacidad tiene capacidad disponible. Esta regla ayuda a hacer más ágil el desarrollo de los trabajos y alcanzar un flujo de trabajo estable. Los equipos de trabajo deben afinar sus Límites WIP a lo largo del tiempo para optimizar el Flujo del Trabajo. El Límite WIP se muestra arriba de cada columna.

Es posible organizar más el tablero KANBAN utilizando «Carriles de Natación» que son líneas horizontales que separan los tarjetas en filas. Existen varias formas de categorizar las tarjetas con esta técnica. Es posible asignar prioridades a las tarjetas con los «Carriles de Natación» (a más alta la fila mayor la prioridad). Es posible asignar a cada trabajo su propia fila. Los «Carriles de Natación» pueden mostrar el flujo del trabajo de cada persona mediante asignar una fila a cada miembro del equipo. También puedes dar seguimiento a proyectos múltiples relacionados en un tablero mediante poner cada proyecto en su propia fila.

El enfoque del KANBAN es en el Flujo del Trabajo. Los trabajos por realizar se mueven de forma continua de izquierda a derecha en el Tablero KANBAN conforme el trabajo avanza. Es posible medir la Tasa de Producción (throughput), que es el número de artículos o unidades de trabajo completados en un lapso de tiempo, por ejemplo 10 artículos por semana. Si se evalúa la Tasa de Producción a lo largo del tiempo, esta deberá subir conforme se incrementa la productividad y el equipo se vuelve más proeficiente.

Dos métricas comunmente utilizadas en el KANBAN son la Duración del Ciclo, el tiempo promedio transcurrido desde el inicio de un trabajo hasta que este trabajo es entregado al cliente, y el Tiempo del Pedido, el tiempo promedio desde que se origina el trabajo (ejemplo: cuando un cliente lo solicita) al momento en que es entregado. Es importante resaltar que el Tiempo del Ciclo y el Tiempo del Pedido no se relacionan necesariamente con el esfuerzo. Un trabajo puede tomar solo una hora en ser completado pero puede tener un Tiempo de Pedido mucho más largo porque estuvo sin realizarse por mucho tiempo, hasta que se comenzó a realizar.

Es posible visualizar el Flujo de Trabajo en el sistema KANBAN por medio de un Diagrama de Flujo Acumulado (Figura 12.5), que es una gráfica de barras apiladas que muestra cuántas tarjetas se encuentran en cada etapa al final de cada día. Para simplificar, la figura 12.5 solamente utiliza 3 etapas: «Backlog», «Iniciado» y «Terminado». Aquí se puede apreciar el Tiempo del Ciclo que es el ancho horizontal de los trabajos «Iniciados» (started) y el Tiempo del Pedido es la combinación del ancho horizontal del «Backlog» y de los trabajos «Iniciados» (started). El Trabajo en Proceso o WIP es la altura vertical de los trabajos «Iniciados» (started).

Los miembros del equipo pueden cambiar el Backlog en cualquier momento que así lo decidan. La mejor métrica del KANBAN en la cual se debe enfocar el equipo en situaciones de cambios rápidos es el Tiempo del Ciclo.

Si el enfoque del trabajo varía de forma importante, pueden existir grandes variaciones en el Tiempo del Ciclo, donde los artículos más pequeños tienen ciclos más pequeños y los artículos más grandes tienen Tiempos de Ciclo más grandes. Algunos equipos de KANBAN utilizan el enfoque de «Tallas de Camisas», en la que se clasifican los proyectos según su tamaño: Chicos, Medianos, Grandes, etc. En este caso, se integra un Diagrama de Flujo Acumulado de Trabajo por cada tamaño de proyecto, para analizarlos mejor.

¿Quieres aprovechar los beneficios del KANBAN para incrementar la productividad de tu empresa y no sabes cómo?

Nosotros podemos contribuir al éxito de tus proyectos. CONTÁCTANOS.