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El aprendizaje en Startups

El presente artículo es una síntesis del método Lean Startup, de Eric Ries, para el desarrollo de nuevos productos y servicios, en la etapa de Aprender. Engloba las principales enseñanzas del aprendizaje validado en la innovación.

El Aprendizaje Validado

Como emprendedor, nada me molestaba más que la pregunta de si mi empresa estaba progresando. Como ingeniero, y después como directivo, estaba acostumbrado a medir el progreso analizando si nuestro trabajo avanzaba conforme al plan, era de alta calidad y costaba aproximadamente lo que habíamos previsto.emprendedor3

Después de muchos años como emprendedor, empecé a preocuparme por esta forma de medir el progreso. ¿Qué pasaba si estábamos creando algo que nadie quería? En ese caso, ¿qué importaba si lo estábamos haciendo a tiempo y ciñéndonos al presupuesto? Cuando volvía a casa después de un día de trabajo, lo único de lo que estaba seguro era que ese día había mantenido a la gente ocupada y que había gastado dinero. Deseaba que los esfuerzos de mi equipo nos acercaran a nuestro objetivo. Si tomábamos el camino equivocado, tendría que conformarme con que, al menos, habíamos aprendido algo importante.

Desgraciadamente, «aprender» es la excusa más vieja que existe para el fracaso en la ejecución. Sin embargo, aprender es un triste consuelo para los trabajadores que siguen al emprendedor hacia lo desconocido. Es un triste consuelo para los inversores que asignan capital, tiempo y energía en organizar los equipos emprendedores. Es un triste consuelo para las organizaciones, grandes y pequeñas, que dependen de la innovación empresarial para sobrevivir. No puedes llevar el aprendizaje al banco; no puedes gastarlo o invertirlo. No se lo puedes dar a tus clientes ni devolvérselo a tus socios.

No obstante, si el objetivo fundamental del espíritu emprendedor es implicarse en la creación de organizaciones bajo condiciones de extrema incertidumbre, su función más importante es el aprendizaje. Debemos saber qué elementos de nuestra estrategia están funcionando para llevar a cabo nuestra visión y cuáles son disparatados.

En el modelo del método Lean Startup, estamos rehabilitando el aprendizaje con un concepto al que Eric Ries llama aprendizaje validado.

El aprendizaje validado no es una racionalización hecha a posterior o una buena historia inventada para esconder un fracaso. Es un método riguroso para mostrar hacia dónde seguir cuando uno está Objetivo del proyectometido en la tierra de la extrema incertidumbre en la que crecen las startups. El aprendizaje validado es el proceso para demostrar empíricamente que un equipo ha descubierto información valiosa sobre las posibilidades presentes y futuras del negocio. Es más concreto, riguroso y rápido que la previsión de mercado o la planificación clásica. Es el principal antídoto para el problema letal de obtener un fracaso: la ejecución con éxito de un plan que nos lleva a ninguna parte.

Valor vs. Despilfarro

En otras palabras, ¿cuáles de nuestros esfuerzos están creando valor y cuáles son un despilfarro? Esta pregunta es el centro de la revolución del Lean Manufacturing; es la primera pregunta que cualquier industria Lean ha aprendido a formularse. Aprender cómo identificar el despilfarro y eliminarlo sistemáticamente ha permitido a las empresas Lean como Toyota dominar industrias enteras. En el mundo del software, las metodologías de desarrollo ágil que yo había aplicado hasta ese momento tenían sus orígenes en la ideología Lean. También estaban diseñados para eliminar el despilfarro.despilfarro

Aun así, esos métodos habían provocado que la mayoría de los esfuerzos de mi equipo fueran inútiles. ¿Por qué?

La respuesta se me ocurrió a lo largo de los años siguientes. El pensamiento Lean define el valor como algo que proporciona un beneficio al consumidor; cualquier otra cosa es un despilfarro. En una empresa industrial, a los consumidores no les importa cómo se ensambla el producto, sólo si funciona. Pero en una startup, no se sabe quién será el consumidor y qué es lo que el consumidor encontrará valioso; esa gran incertidumbre es una parte esencial de la definición de startup. Me di cuenta de que, como startup, necesitábamos una nueva definición del valor.Pérdida de recursos

Por un lado, piense en todo el debate y la priorización de esfuerzos para decidir características del producto que los consumidores nunca descubrirían. Si hubiéramos lanzado el producto antes, nos habríamos ahorrado ese despilfarro. También tenga en cuenta todo el despilfarro causado por nuestras premisas estratégicas erróneas.

¿Es posible que hubiéramos descubierto lo equivocadas que eran nuestros supuestos sin crear nada? Por ejemplo, ¿qué habría pasado si hubiéramos ofrecido a los clientes la oportunidad de descargarse nuestro producto a partir de una propuesta, sin crear nada?  Esto es diferente a preguntar a los clientes qué quieren. La mayoría de ellos no saben anticipadamente qué quieren. Podríamos haber llevado a cabo el experimento ofreciendo a los consumidores la oportunidad de probar algo y midiendo entonces su comportamiento.

Eric Ries, en su metodología, llega a la conclusión de que el aprendizaje es la unidad esencial para medir el progreso de una startup. Aquel esfuerzo que no es necesario para saber qué quieren los consumidores puede eliminarse. Dicho aprendizaje se llama aprendizaje validado, porque siempre se puede demostrar a través de mejoras en los principales indicadores de la startup. Como hemos visto, es fácil engañarse a uno mismo sobre qué quieren los consumidores. También es fácil aprender cosas totalmente irrelevantes. Por lo tanto, el aprendizaje validado se respalda en datos empíricos que se obtienen de consumidores reales.


Aprendizaje Validado¿Dónde encontramos la validación?

Adoptamos la visión de que nuestro trabajo era encontrar una síntesis entre nuestra visión y lo que nuestros clientes aceptarían; no se trataba de capitular ante lo que los consumidores creían que querían, ni de decir a los consumidores lo que deberían querer.

También es la forma correcta de ver la productividad en una startup: no en términos de cuántas novedades estamos creando sino en términos de cuánto conocimiento validado estamos obteniendo con nuestros esfuerzos. Ésta es la verdadera productividad de la startup: saber sistemáticamente qué es lo que hay que crear.

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El proceso de Administración de Proyectos

De manera concisa, el proceso de la Administración de Proyectos significa planear el trabajo y después trabajar el plan.

Un grupo de entrVictoriaenadores puede pasar horas elaborando planes únicos para un juego; después, el equipo ejecuta los planes para tratar de cumplir con el objetivo: LA VICTORIA.

De modo similar, la administración de un proyecto implica primero establecer un plan y después llevarlo a cabo para lograr el objetivo del proyecto.

Planeación

El esfuerzo en la etapa inicial de la administración de un proyecto debe centrarse en establecer un plan inicial que explique por etapas, a manera de lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Este esfuerzo de planeación incluye los pasos siguientes:

  1. Definir con claridad el objetivo del proyecto.- La definición debe acordarse de manera previa entre el cliente y la persona u organización que realiza el proyecto.Objetivo del proyecto
  2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas importantes o paquetes de trabajo.- Aún cuando los proyectos importantes pueden parecer abrumadores si se consideran como un todo, una manera de salir victorioso, incluso del esfuerzo más monumental, es dividirlo.Una estructura de división de trabajo es un árbol jerárquico de elementos o partes del trabajo que el equipo del proyecto realizará o producirá durante el proyecto. La estructura de la división del trabajo, por lo general, identifica a la organización o persona responsable de cada paquete de trabajo.
  3. Definir las actividades específicas que deben realizarse para cada paquete de trabajo.- Con el fin de lograr el objetivo del proyecto.Diagramas del Proyecto
  4. Representar gráficamente las actividades en forma de diagrama de red.- Este diagrama muestra la secuencia necesaria y las interdependencias de las actividades para lograr el objetivo del proyecto.
  5. Elaborar una estimación de la duración, para determinar cuánto tiempo se requerirá para completar cada actividad.- También es necesario determinar cuáles tipos de recursos y cuánto se necesita de cada uno para que cada actividad se complete dentro de la duración estimada.
  6. Elaborar una estimación de costo de cada actividad.- El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos requeridos para cada actividad.Planeación de Proyectos7.Calcular el programa y el presupuesto del proyecto.- Para determinar si el proyecto puede completarse dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y los recursos disponibles. De no ser así, se deben hacer ajustes al alcance del proyecto, las estimaciones de duración de las actividades o las asignaciones de recursos hasta que pueda establecerse un plan inicial (un plan en etapas para lograr el alcance del proyecto, a tiempo y dentro del presupuesto) realista y alcanzable.

El Plan Inicial

El plan inicial de un proyecto puede mostrarse en una exposición gráfica o de tabla para cada periodo (semana, mes) desde el inicio del proyecto hasta su terminación. La información debe incluir:Calendarización

  • Las fechas de inicio y terminación para cada actividad.
  • Las cantidades de los distintos recursos que se necesitan para cada periodo.
  • El presupuesto para cada periodo, así como el presupuesto acumulado desde el inicio del proyecto, considerando cada periodo.

Beneficios de la Administración de Proyectos

El beneficio fundamental de la implementación de técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho.Beneficios

Terminar todo el alcance del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran sensación de satisfacción.

Para un contratista, significa que puede llevarlo a negocios adicionales con el mismo cliente en el futuro o a nuevos negocios recomendados por clientes que se han quedado satisfechos.

Si usted es el gerente del proyecto, tiene la satisfacción de saber que hizo un esfuerzo de proyecto exitoso. También ha mejorado su reputación como gerente de proyecto y se ha situado en una posición conveniente para aprovechar mejores oportunidades profesionales.

Si es miembro de un equipo de proyecto que ha realizado un proyecto con éxito, tiene la satisfacción de estar en uno ganador. No solo contribuyó al éxito del proyecto, sino que además amplió su conocimiento y mejoró sus habilidades a lo largo del camino.

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El ciclo de vida de un proyecto

Existen cuatro fases en el ciclo de vida de un proyecto. A medida que el proyecto avanza por todo su ciclo de vida, las distintas organizaciones, personas y recursos juegan papeles preponderantes:ciclo

  1. Identificación de la necesidad o el problema
  2. Desarrollo de una propuesta de solución
  3. Implementación de la solución propuesta (Realización del proyecto)
  4. Conclusión (actividades de cierre)

Fase 1.- Identificación de la necesidad

Los proyectos “nacen” cuando el cliente identifica una necesidad. El cliente es la persona u organización dispuesta a proporcionar los fondos para lograr satisfacerla. Por ejemplo, para una familia que planea crecer, la necesidad puede ser una casa más grande; mientras que para una empresa el problema puede ser un alto índice de material de desperdicio en su proceso de manufactura que incrementan los costos y los tiempos de producción por encima de sus competidores. El cliente primero debe identificar la necesidad o el problema.Identificar el problema

Esta primera fase del ciclo de vida del proyecto involucra la identificación de una necesidad, problema u oportunidad y puede dar como resultado que el cliente solicite propuestas de personas, un equipo de proyecto u organizaciones (contratistas) que traten la necesidad identificada o resuelvan el problema.
Por lo general, el cliente escribe la necesidad y los requisitos en un documento llamado solicitud de propuesta.
Por medio de ésta, el cliente pide a las personas o contratistas que presenten propuestas sobre cómo podrían resolver el problema, junto con el costo y el programa asociado.

Fase 2.- Desarrollo de una propuesta de solución

La segunda fase del ciclo de vida de un proyecto es el desarrollo de una propuesta de solución a la necesidad o el problema. En esta fase el cliente recibe una propuesta por parte de una o más personas u organizaciones (contratistas) a quienes les gustaría que el cliente les pagara por implementar la solución propuesta. En esta fase el esfuerzo del contratista es lo más importante.Propuesta de Solución

Los contratistas interesados en responder a la solicitud de propuesta dedican varias semanas al desarrollo del método para resolver el problema, la estimación de los tipos y cantidades de recursos que se necesitarán, así como el tiempo que será requerido para diseñar e implementar la solución propuesta. Después de evaluar las propuestas presentadas y seleccionar la ganadora, el cliente y el contratista ganador negocian y firman un contrato (acuerdo).

Fase 3.- Implementación de la solución propuesta

La tercera fase del ciclo de vida de un proyecto es la implementación de la solución propuesta. Esta fase comienza después de que el cliente decide cuál de las soluciones propuestas satisface mejor la necesidad y se llega a un acuerdo entre el cliente y la persona o contratista que presentó la propuesta. En esta fase, conocida como la realización del proyecto, se hace la planeación detallada del proyecto y después se lleva a la práctica el plan para lograr su objetivo. Durante la realización del proyecto, se utilizan distintos tipos de recursos. En esta fase se logra el objetivo del proyecto y el cliente queda satisfecho de que todo el trabajo se terminó con la calidad deseada, dentro del presupuesto y a tiempo.Administración de Proyectos

Fase 4.- Conclusión

La fase final del ciclo de vida de un proyecto es concluirlo. Cuando se ha completado un proyecto, se deben realizar ciertas actividades de cierre, como la confirmación de que se han proporcionado todos los productos entregables al cliente y este los ha aceptado; que todos los pagos se han cobrado y que todas las facturas se han pagado.Conclusión

Una tarea importante de esta fase es evaluar el desempeño del proyecto con el fin de averiguar qué podría mejorarse si se realizara uno similar en el futuro.

Esta fase debe incluir la retroalimentación de los clientes para determinar su nivel de satisfacción y si el proyecto cumple con sus expectativas. Además, también se debe pedir al equipo del proyecto que realice recomendaciones para mejorar iniciativas futuras.

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Atributos de un proyecto

Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y la utilización eficaz de recursos. Los atributos siguientes ayudan a definirlo:

Atributos

  1. Un proyecto tiene un objetivo bien definido, un resultado o un producto esperado. El objetivo de un proyecto, por lo general, se define en términos de alcance, programa y costo.Por ejemplo, el objetivo del proyecto podría ser introducir al mercado, en 10 meses y dentro de un presupuesto de $500,000, un nuevo aparato de preparación de alimentos que cumplen con ciertas especificaciones de rendimiento predefinidas.

    Además, se espera que el alcance del trabajo se logre con calidad y satisfacción del cliente.Proyectos

  2. Un proyecto se realiza por medio de una serie de tareas independientes, es decir, un número de tareas no repetitivas que deben realizarse en cierta secuencia para lograr el objetivo del proyecto.
  3. Un proyecto utiliza varios recursos para realizar las tareas. Estos recursos pueden ser diferentes personas, organizaciones, equipo, materiales e instalaciones.
  4. Un proyecto tiene un marco de tiempo específico, o una duración finita. Tiene una fecha de inicio y una fecha en la cual debe lograrse el objetivo. Por ejemplo, la renovación de una escuela primaria tendría que terminar entre el 20 de junio y el 20 de agosto.Atributos proyectos
  5. Un proyecto puede ser una tarea única o que se realiza una sola vez. Algunos proyectos, como el diseño y la construcción de una estación espacial, son únicos porque nunca antes se han intentado. Otros proyectos, como el desarrollo de un producto nuevo, la construcción de una casa o la planeación de una boda, son únicos debido a la adaptación que requieren.
  6. Un proyecto tiene un cliente. El cliente es la entidad que proporciona los fondos necesarios para realizar el proyecto. Puede ser una persona, una organización o un grupo de dos o más personas u organizaciones. Cuando un contratista construye una casa, adaptada a las necesidades de una pareja, ésta constituye el cliente que financia el proyecto.Incertidumbre
  7. Por último, un proyecto involucra cierto grado de incertidumbre. Antes de que se inicie un proyecto, se prepara un plan con ciertas suposiciones y estimaciones. Es importante documentar estas suposiciones, ya que influirán en el desarrollo del presupuesto, en el programa y en el alcance del proyecto. Un proyecto se basa en una serie particular de tareas y estimaciones sobre cuánto debe durar cada una, así como en varios recursos y suposiciones acerca de la disponibilidad y capacidad de dichos recursos. Esta combinación de suposiciones y estimaciones provoca cierto grado de incertidumbre respecto a si se logrará por completo el objetivo del proyecto.

Ejemplos de Proyectos

A continuación se proporcionan algunos ejemplos de proyectos:Planta automotriz

  • El montaje de una obra de teatro.
  • El desarrollo y la introducción de un producto nuevo.
  • La planeación de una boda.
  • El diseño y la implementación de un sistema de cómputo.
  • La acuñación de una nueva moneda de $1.00.
  • La modernización de una fábrica.
  • La consolidación de dos plantas manufactureras.
  • La adaptación de un sótano como sala familiar.

Factores de Éxito

El logro exitoso del objetivo del proyecto, por lo general, está circunscrito a cuatro factores:

  1. Ámbito
  2. Costo
  3. Programa
  4. Satisfacción del cliente¿Éxito o Fracaso?

El ámbito de un proyecto, también conocido como el alcance de un proyecto o alcance de trabajo, es todo el trabajo que debe realizarse para garantizar al cliente que los productos entregables (el producto tangible o los artículos que se van a proporcionar) cumplen con los requisitos o con los criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto.

Por ejemplo, el alcance del proyecto podría ser todo el trabajo que implica la limpieza del terreno, la construcción de una casa y el diseño del jardín según las explicaciones acordadas de manera previa por el contratista y el comprador. El cliente espera que el alcance del trabajo se logre con la calidad deseada.

CostosEl costo de un proyecto es el monto que el cliente ha acordado pagar por productos entregables del proyecto que son aceptables. El costo se basa en un presupuesto que incluye una estimación de los costos asociados con los distintos recursos que se emplearán para realizar el proyecto. Podría incluir los salarios de las personas que trabajan en el proyecto, materiales y artículos de oficina, la renta del equipo o de las instalaciones y los honorarios de los subcontratistas que realizarán algunas tareas del proyecto.

El programa de un proyecto es el cronograma que especifica cuándo debe iniciar y terminar cada actividad. El objetivo del proyecto en general establece la fecha en la cuál el alcance del proyecto debe lograrse según una fecha específica, acordada con anterioridad, por el cliente y la persona u organización que realiza el trabajo.Calendario

El objetivo de cualquier proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto en una fecha determinada y con plena satisfacción del cliente. Para asegurar que se logre este objetivo, es importante desarrollar un plan antes de iniciar el proyecto, el cuál debe incluir todas las tareas, los costos asociados y las estimaciones del tiempo necesario para completarlas. La falta de un plan como éste incrementa el riesgo de no lograr el alcance del proyecto dentro del presupuesto y en el tiempo estipulado.

En última instancia, la responsabilidad del gerente del proyecto es asegurar que el cliente quede satisfecho (satisfacción del cliente). Esto va más allá de solo hacer que el alcance del proyecto se logre dentro del presupuesto y a tiempo o de preguntar al cliente al final del proyecto si está satisfecho. Se requiere una comunicación constante con el cliente para mantenerle informado y determinar si sus expectativas han cambiado. Satisfacción del cliente significa involucrar al cliente como socio en el resultado exitoso del proyecto por medio de su participación activa.Satisfacción del Cliente

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