Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y la utilización eficaz de recursos. Los atributos siguientes ayudan a definirlo:
Atributos
- Un proyecto tiene un objetivo bien definido, un resultado o un producto esperado. El objetivo de un proyecto, por lo general, se define en términos de alcance, programa y costo.Por ejemplo, el objetivo del proyecto podría ser introducir al mercado, en 10 meses y dentro de un presupuesto de $500,000, un nuevo aparato de preparación de alimentos que cumplen con ciertas especificaciones de rendimiento predefinidas.
Además, se espera que el alcance del trabajo se logre con calidad y satisfacción del cliente.
- Un proyecto se realiza por medio de una serie de tareas independientes, es decir, un número de tareas no repetitivas que deben realizarse en cierta secuencia para lograr el objetivo del proyecto.
- Un proyecto utiliza varios recursos para realizar las tareas. Estos recursos pueden ser diferentes personas, organizaciones, equipo, materiales e instalaciones.
- Un proyecto tiene un marco de tiempo específico, o una duración finita. Tiene una fecha de inicio y una fecha en la cual debe lograrse el objetivo. Por ejemplo, la renovación de una escuela primaria tendría que terminar entre el 20 de junio y el 20 de agosto.
- Un proyecto puede ser una tarea única o que se realiza una sola vez. Algunos proyectos, como el diseño y la construcción de una estación espacial, son únicos porque nunca antes se han intentado. Otros proyectos, como el desarrollo de un producto nuevo, la construcción de una casa o la planeación de una boda, son únicos debido a la adaptación que requieren.
- Un proyecto tiene un cliente. El cliente es la entidad que proporciona los fondos necesarios para realizar el proyecto. Puede ser una persona, una organización o un grupo de dos o más personas u organizaciones. Cuando un contratista construye una casa, adaptada a las necesidades de una pareja, ésta constituye el cliente que financia el proyecto.
- Por último, un proyecto involucra cierto grado de incertidumbre. Antes de que se inicie un proyecto, se prepara un plan con ciertas suposiciones y estimaciones. Es importante documentar estas suposiciones, ya que influirán en el desarrollo del presupuesto, en el programa y en el alcance del proyecto. Un proyecto se basa en una serie particular de tareas y estimaciones sobre cuánto debe durar cada una, así como en varios recursos y suposiciones acerca de la disponibilidad y capacidad de dichos recursos. Esta combinación de suposiciones y estimaciones provoca cierto grado de incertidumbre respecto a si se logrará por completo el objetivo del proyecto.
Ejemplos de Proyectos
A continuación se proporcionan algunos ejemplos de proyectos:
- El montaje de una obra de teatro.
- El desarrollo y la introducción de un producto nuevo.
- La planeación de una boda.
- El diseño y la implementación de un sistema de cómputo.
- La acuñación de una nueva moneda de $1.00.
- La modernización de una fábrica.
- La consolidación de dos plantas manufactureras.
- La adaptación de un sótano como sala familiar.
Factores de Éxito
El logro exitoso del objetivo del proyecto, por lo general, está circunscrito a cuatro factores:
- Ámbito
- Costo
- Programa
- Satisfacción del cliente
El ámbito de un proyecto, también conocido como el alcance de un proyecto o alcance de trabajo, es todo el trabajo que debe realizarse para garantizar al cliente que los productos entregables (el producto tangible o los artículos que se van a proporcionar) cumplen con los requisitos o con los criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto.
Por ejemplo, el alcance del proyecto podría ser todo el trabajo que implica la limpieza del terreno, la construcción de una casa y el diseño del jardín según las explicaciones acordadas de manera previa por el contratista y el comprador. El cliente espera que el alcance del trabajo se logre con la calidad deseada.
El costo de un proyecto es el monto que el cliente ha acordado pagar por productos entregables del proyecto que son aceptables. El costo se basa en un presupuesto que incluye una estimación de los costos asociados con los distintos recursos que se emplearán para realizar el proyecto. Podría incluir los salarios de las personas que trabajan en el proyecto, materiales y artículos de oficina, la renta del equipo o de las instalaciones y los honorarios de los subcontratistas que realizarán algunas tareas del proyecto.
El programa de un proyecto es el cronograma que especifica cuándo debe iniciar y terminar cada actividad. El objetivo del proyecto en general establece la fecha en la cuál el alcance del proyecto debe lograrse según una fecha específica, acordada con anterioridad, por el cliente y la persona u organización que realiza el trabajo.
El objetivo de cualquier proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto en una fecha determinada y con plena satisfacción del cliente. Para asegurar que se logre este objetivo, es importante desarrollar un plan antes de iniciar el proyecto, el cuál debe incluir todas las tareas, los costos asociados y las estimaciones del tiempo necesario para completarlas. La falta de un plan como éste incrementa el riesgo de no lograr el alcance del proyecto dentro del presupuesto y en el tiempo estipulado.
En última instancia, la responsabilidad del gerente del proyecto es asegurar que el cliente quede satisfecho (satisfacción del cliente). Esto va más allá de solo hacer que el alcance del proyecto se logre dentro del presupuesto y a tiempo o de preguntar al cliente al final del proyecto si está satisfecho. Se requiere una comunicación constante con el cliente para mantenerle informado y determinar si sus expectativas han cambiado. Satisfacción del cliente significa involucrar al cliente como socio en el resultado exitoso del proyecto por medio de su participación activa.
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