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Administración de Proyectos, Dirección Estratégica

El proceso de Administración de Proyectos

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De manera concisa, el proceso de la Administración de Proyectos significa planear el trabajo y después trabajar el plan.

Un grupo de entrVictoriaenadores puede pasar horas elaborando planes únicos para un juego; después, el equipo ejecuta los planes para tratar de cumplir con el objetivo: LA VICTORIA.

De modo similar, la administración de un proyecto implica primero establecer un plan y después llevarlo a cabo para lograr el objetivo del proyecto.

Planeación

El esfuerzo en la etapa inicial de la administración de un proyecto debe centrarse en establecer un plan inicial que explique por etapas, a manera de lograr el alcance del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Este esfuerzo de planeación incluye los pasos siguientes:

  1. Definir con claridad el objetivo del proyecto.- La definición debe acordarse de manera previa entre el cliente y la persona u organización que realiza el proyecto.Objetivo del proyecto
  2. Dividir y subdividir el alcance del proyecto en piezas importantes o paquetes de trabajo.- Aún cuando los proyectos importantes pueden parecer abrumadores si se consideran como un todo, una manera de salir victorioso, incluso del esfuerzo más monumental, es dividirlo.Una estructura de división de trabajo es un árbol jerárquico de elementos o partes del trabajo que el equipo del proyecto realizará o producirá durante el proyecto. La estructura de la división del trabajo, por lo general, identifica a la organización o persona responsable de cada paquete de trabajo.
  3. Definir las actividades específicas que deben realizarse para cada paquete de trabajo.- Con el fin de lograr el objetivo del proyecto.Diagramas del Proyecto
  4. Representar gráficamente las actividades en forma de diagrama de red.- Este diagrama muestra la secuencia necesaria y las interdependencias de las actividades para lograr el objetivo del proyecto.
  5. Elaborar una estimación de la duración, para determinar cuánto tiempo se requerirá para completar cada actividad.- También es necesario determinar cuáles tipos de recursos y cuánto se necesita de cada uno para que cada actividad se complete dentro de la duración estimada.
  6. Elaborar una estimación de costo de cada actividad.- El costo se basa en los tipos y cantidades de recursos requeridos para cada actividad.Planeación de Proyectos7.Calcular el programa y el presupuesto del proyecto.- Para determinar si el proyecto puede completarse dentro del tiempo requerido, con los fondos asignados y los recursos disponibles. De no ser así, se deben hacer ajustes al alcance del proyecto, las estimaciones de duración de las actividades o las asignaciones de recursos hasta que pueda establecerse un plan inicial (un plan en etapas para lograr el alcance del proyecto, a tiempo y dentro del presupuesto) realista y alcanzable.

El Plan Inicial

El plan inicial de un proyecto puede mostrarse en una exposición gráfica o de tabla para cada periodo (semana, mes) desde el inicio del proyecto hasta su terminación. La información debe incluir:Calendarización

  • Las fechas de inicio y terminación para cada actividad.
  • Las cantidades de los distintos recursos que se necesitan para cada periodo.
  • El presupuesto para cada periodo, así como el presupuesto acumulado desde el inicio del proyecto, considerando cada periodo.

Beneficios de la Administración de Proyectos

El beneficio fundamental de la implementación de técnicas de administración de proyectos es tener un cliente satisfecho.Beneficios

Terminar todo el alcance del proyecto con calidad, a tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran sensación de satisfacción.

Para un contratista, significa que puede llevarlo a negocios adicionales con el mismo cliente en el futuro o a nuevos negocios recomendados por clientes que se han quedado satisfechos.

Si usted es el gerente del proyecto, tiene la satisfacción de saber que hizo un esfuerzo de proyecto exitoso. También ha mejorado su reputación como gerente de proyecto y se ha situado en una posición conveniente para aprovechar mejores oportunidades profesionales.

Si es miembro de un equipo de proyecto que ha realizado un proyecto con éxito, tiene la satisfacción de estar en uno ganador. No solo contribuyó al éxito del proyecto, sino que además amplió su conocimiento y mejoró sus habilidades a lo largo del camino.

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Administración de Proyectos, Dirección Estratégica

El ciclo de vida de un proyecto

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Existen cuatro fases en el ciclo de vida de un proyecto. A medida que el proyecto avanza por todo su ciclo de vida, las distintas organizaciones, personas y recursos juegan papeles preponderantes:ciclo

  1. Identificación de la necesidad o el problema
  2. Desarrollo de una propuesta de solución
  3. Implementación de la solución propuesta (Realización del proyecto)
  4. Conclusión (actividades de cierre)

Fase 1.- Identificación de la necesidad

Los proyectos “nacen” cuando el cliente identifica una necesidad. El cliente es la persona u organización dispuesta a proporcionar los fondos para lograr satisfacerla. Por ejemplo, para una familia que planea crecer, la necesidad puede ser una casa más grande; mientras que para una empresa el problema puede ser un alto índice de material de desperdicio en su proceso de manufactura que incrementan los costos y los tiempos de producción por encima de sus competidores. El cliente primero debe identificar la necesidad o el problema.Identificar el problema

Esta primera fase del ciclo de vida del proyecto involucra la identificación de una necesidad, problema u oportunidad y puede dar como resultado que el cliente solicite propuestas de personas, un equipo de proyecto u organizaciones (contratistas) que traten la necesidad identificada o resuelvan el problema.
Por lo general, el cliente escribe la necesidad y los requisitos en un documento llamado solicitud de propuesta.
Por medio de ésta, el cliente pide a las personas o contratistas que presenten propuestas sobre cómo podrían resolver el problema, junto con el costo y el programa asociado.

Fase 2.- Desarrollo de una propuesta de solución

La segunda fase del ciclo de vida de un proyecto es el desarrollo de una propuesta de solución a la necesidad o el problema. En esta fase el cliente recibe una propuesta por parte de una o más personas u organizaciones (contratistas) a quienes les gustaría que el cliente les pagara por implementar la solución propuesta. En esta fase el esfuerzo del contratista es lo más importante.Propuesta de Solución

Los contratistas interesados en responder a la solicitud de propuesta dedican varias semanas al desarrollo del método para resolver el problema, la estimación de los tipos y cantidades de recursos que se necesitarán, así como el tiempo que será requerido para diseñar e implementar la solución propuesta. Después de evaluar las propuestas presentadas y seleccionar la ganadora, el cliente y el contratista ganador negocian y firman un contrato (acuerdo).

Fase 3.- Implementación de la solución propuesta

La tercera fase del ciclo de vida de un proyecto es la implementación de la solución propuesta. Esta fase comienza después de que el cliente decide cuál de las soluciones propuestas satisface mejor la necesidad y se llega a un acuerdo entre el cliente y la persona o contratista que presentó la propuesta. En esta fase, conocida como la realización del proyecto, se hace la planeación detallada del proyecto y después se lleva a la práctica el plan para lograr su objetivo. Durante la realización del proyecto, se utilizan distintos tipos de recursos. En esta fase se logra el objetivo del proyecto y el cliente queda satisfecho de que todo el trabajo se terminó con la calidad deseada, dentro del presupuesto y a tiempo.Administración de Proyectos

Fase 4.- Conclusión

La fase final del ciclo de vida de un proyecto es concluirlo. Cuando se ha completado un proyecto, se deben realizar ciertas actividades de cierre, como la confirmación de que se han proporcionado todos los productos entregables al cliente y este los ha aceptado; que todos los pagos se han cobrado y que todas las facturas se han pagado.Conclusión

Una tarea importante de esta fase es evaluar el desempeño del proyecto con el fin de averiguar qué podría mejorarse si se realizara uno similar en el futuro.

Esta fase debe incluir la retroalimentación de los clientes para determinar su nivel de satisfacción y si el proyecto cumple con sus expectativas. Además, también se debe pedir al equipo del proyecto que realice recomendaciones para mejorar iniciativas futuras.

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Administración de Proyectos, Dirección Estratégica, Emprendedor

Atributos de un proyecto

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Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y la utilización eficaz de recursos. Los atributos siguientes ayudan a definirlo:

Atributos

  1. Un proyecto tiene un objetivo bien definido, un resultado o un producto esperado. El objetivo de un proyecto, por lo general, se define en términos de alcance, programa y costo.Por ejemplo, el objetivo del proyecto podría ser introducir al mercado, en 10 meses y dentro de un presupuesto de $500,000, un nuevo aparato de preparación de alimentos que cumplen con ciertas especificaciones de rendimiento predefinidas.

    Además, se espera que el alcance del trabajo se logre con calidad y satisfacción del cliente.Proyectos

  2. Un proyecto se realiza por medio de una serie de tareas independientes, es decir, un número de tareas no repetitivas que deben realizarse en cierta secuencia para lograr el objetivo del proyecto.
  3. Un proyecto utiliza varios recursos para realizar las tareas. Estos recursos pueden ser diferentes personas, organizaciones, equipo, materiales e instalaciones.
  4. Un proyecto tiene un marco de tiempo específico, o una duración finita. Tiene una fecha de inicio y una fecha en la cual debe lograrse el objetivo. Por ejemplo, la renovación de una escuela primaria tendría que terminar entre el 20 de junio y el 20 de agosto.Atributos proyectos
  5. Un proyecto puede ser una tarea única o que se realiza una sola vez. Algunos proyectos, como el diseño y la construcción de una estación espacial, son únicos porque nunca antes se han intentado. Otros proyectos, como el desarrollo de un producto nuevo, la construcción de una casa o la planeación de una boda, son únicos debido a la adaptación que requieren.
  6. Un proyecto tiene un cliente. El cliente es la entidad que proporciona los fondos necesarios para realizar el proyecto. Puede ser una persona, una organización o un grupo de dos o más personas u organizaciones. Cuando un contratista construye una casa, adaptada a las necesidades de una pareja, ésta constituye el cliente que financia el proyecto.Incertidumbre
  7. Por último, un proyecto involucra cierto grado de incertidumbre. Antes de que se inicie un proyecto, se prepara un plan con ciertas suposiciones y estimaciones. Es importante documentar estas suposiciones, ya que influirán en el desarrollo del presupuesto, en el programa y en el alcance del proyecto. Un proyecto se basa en una serie particular de tareas y estimaciones sobre cuánto debe durar cada una, así como en varios recursos y suposiciones acerca de la disponibilidad y capacidad de dichos recursos. Esta combinación de suposiciones y estimaciones provoca cierto grado de incertidumbre respecto a si se logrará por completo el objetivo del proyecto.

Ejemplos de Proyectos

A continuación se proporcionan algunos ejemplos de proyectos:Planta automotriz

  • El montaje de una obra de teatro.
  • El desarrollo y la introducción de un producto nuevo.
  • La planeación de una boda.
  • El diseño y la implementación de un sistema de cómputo.
  • La acuñación de una nueva moneda de $1.00.
  • La modernización de una fábrica.
  • La consolidación de dos plantas manufactureras.
  • La adaptación de un sótano como sala familiar.

Factores de Éxito

El logro exitoso del objetivo del proyecto, por lo general, está circunscrito a cuatro factores:

  1. Ámbito
  2. Costo
  3. Programa
  4. Satisfacción del cliente¿Éxito o Fracaso?

El ámbito de un proyecto, también conocido como el alcance de un proyecto o alcance de trabajo, es todo el trabajo que debe realizarse para garantizar al cliente que los productos entregables (el producto tangible o los artículos que se van a proporcionar) cumplen con los requisitos o con los criterios de aceptación acordados al inicio del proyecto.

Por ejemplo, el alcance del proyecto podría ser todo el trabajo que implica la limpieza del terreno, la construcción de una casa y el diseño del jardín según las explicaciones acordadas de manera previa por el contratista y el comprador. El cliente espera que el alcance del trabajo se logre con la calidad deseada.

CostosEl costo de un proyecto es el monto que el cliente ha acordado pagar por productos entregables del proyecto que son aceptables. El costo se basa en un presupuesto que incluye una estimación de los costos asociados con los distintos recursos que se emplearán para realizar el proyecto. Podría incluir los salarios de las personas que trabajan en el proyecto, materiales y artículos de oficina, la renta del equipo o de las instalaciones y los honorarios de los subcontratistas que realizarán algunas tareas del proyecto.

El programa de un proyecto es el cronograma que especifica cuándo debe iniciar y terminar cada actividad. El objetivo del proyecto en general establece la fecha en la cuál el alcance del proyecto debe lograrse según una fecha específica, acordada con anterioridad, por el cliente y la persona u organización que realiza el trabajo.Calendario

El objetivo de cualquier proyecto es terminar el alcance sin rebasar el presupuesto en una fecha determinada y con plena satisfacción del cliente. Para asegurar que se logre este objetivo, es importante desarrollar un plan antes de iniciar el proyecto, el cuál debe incluir todas las tareas, los costos asociados y las estimaciones del tiempo necesario para completarlas. La falta de un plan como éste incrementa el riesgo de no lograr el alcance del proyecto dentro del presupuesto y en el tiempo estipulado.

En última instancia, la responsabilidad del gerente del proyecto es asegurar que el cliente quede satisfecho (satisfacción del cliente). Esto va más allá de solo hacer que el alcance del proyecto se logre dentro del presupuesto y a tiempo o de preguntar al cliente al final del proyecto si está satisfecho. Se requiere una comunicación constante con el cliente para mantenerle informado y determinar si sus expectativas han cambiado. Satisfacción del cliente significa involucrar al cliente como socio en el resultado exitoso del proyecto por medio de su participación activa.Satisfacción del Cliente

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innovación, The Lean Startup

Experimentar para innovar

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Muchas STARTUPS intentan responder a las siguientes preguntas: «¿Qué opiniones de los consumidores debería escuchar, si es que debo escuchar alguna?», «¿Cómo deberíamos priorizar los muchos elementos que podemos crear?», «¿Qué características son esenciales para el éxito del producto y cuáles son secundarias?», «¿Qué se puede cambiar poco a poco y qué molesta más a los consumidores?», «¿Qué puede satisfacer al consumidor de hoy a expensas del de mañana?», «¿En qué deberíamos centrarnos ahora?».

Éstas son algunas preguntas que los equipos intentan responder si han seguido el plan de «simplemente lancemos el producto al mercado para ver qué pasa». Eric Ries, en su libro The Lean Startup, lo llama la escuela de espíritu empresarial del «simplemente hazlo», por el famoso eslogan de Nike de «Just do it». Desgraciadamente, si el plan es ver qué pasa, el equipo tiene el éxito garantizado en ver qué pasa, pero no necesariamente obtendrá aprendizaje validado. Es una de las lecciones más importantes del método científico: si no puedes fracasar, no puedes aprender.

JUST DO IT

De la Alquimia a la Ciencia

El sistema del método Lean Startup redefine los esfuerzos de una startup como experimentos que prueban sus estrategias para ver qué partes son brillantes y cuáles son descabelladas.

CienciaUn experimento de verdad sigue el método científico. Empieza con una hipótesis que hace predicciones sobre lo que supuestamente pasa. Entonces prueba empíricamente estas predicciones. Del mismo modo que la experimentación científica se basa en la teoría, la experimentación de la startup se guía por su visión. El objetivo de cada experimento de la startup es descubrir cómo crear un negocio sostenible a partir de esa visión.

Piensa en grande, empieza en pequeño

Zappos es la mayor tienda de zapatos online del mundo, con unos ingresos por ventas brutos de más de mil millones de dólares. Es conocido por ser uno de los negocios de e-comercio más exitosos del mundo, pero sus inicios no fueron tan buenos.

Su fundador, Nick Swinmurn, se sentía frustrado porque no había ningún sitio online con una gran selección de zapatos. Él empezó realizando un experimento. Su hipótesis era que los consumidores estaban a punto y querían comprar zapatos online. Para probarlo, empezó a pedir a tiendas de zapatos locales si podía sacar fotos de sus inventarios. A cambio del permiso para hacer las fotos, él las colgaría online y volvería a comprar los zapatos al precio de la tienda si el consumidor los compraba online.ZAPPOS

Zappos empezó con un producto simple y diminuto. Estaba diseñado para responder a la pregunta número uno: «¿Hay demanda suficiente para una experiencia superior en la compra de zapatos online?».

Sin embargo, un experimento de una startup bien diseñado como éste con el que Zappos empezó, supera el mero hecho de probar un aspecto de un plan de negocios. En el proceso de probar esta primera hipótesis, hay muchas otras asunciones que también se prueban. Para vender zapatos, Zappos tenía que interactuar con los consumidores, recibir pagos, gestionar las devoluciones y encargarse de la atención al cliente. Esto es totalmente distinto a la investigación de mercado.

Si Zappos hubiera confiado en la investigación de mercado existente o hubiera realizado un estudio, habría podido analizar lo que los consumidores creen que quieren. Creando un producto, aunque simple, la empresa aprendió mucho más:Zapatos

1.Obtuvo datos mucho más precisos sobre la demanda de los consumidores, puesto que observaba el comportamiento real de los clientes y no formulaba preguntas hipotéticas.

2.Se puso en posición de interactuar con consumidores reales y de aprender más sobre sus necesidades. Por ejemplo, el plan de negocios podría exigir descuentos en el precio, pero ¿cómo afecta la estrategia de descuentos a las percepciones que tienen los consumidores sobre los productos?

3.Le permitió sorprenderse cuando los consumidores se comportaron de forma inesperada, revelando información que Zappos podría no haber preguntado. Por ejemplo, ¿qué pasa si los clientes devuelven los zapatos?Información estadística

El experimento inicial de Zappos proporcionó un resultado claro y cuantificable: un grupo suficientemente grande de consumidores compraba los zapatos o no lo hacía. Esto permitía a la empresa observar, interactuar con ellos y descubrir más sobre consumidores reales y socios.

Este aprendizaje cualitativo debe acompañar necesariamente a las pruebas cuantitativas. A pesar de que los primeros esfuerzos eran claramente a pequeña escala, esto no evitó que la gran visión de Zappos se convirtiera en realidad. De hecho, en 2009 Zappos fue adquirido por el gigante del comercio electrónico Amazon.com por 1,200 millones de dólares.

El modelo del método Lean Startup ofrece una forma de probar rigurosamente estas hipótesis, inmediata y minuciosamente.

¡DESGLÓSALO!

 

El primer paso sería descomponer la gran visión en las partes que la componen. Los dos supuestos más importantes que hacen los emprendedores son lo que Eric Ries llama la hipótesis del valor y la hipótesis del crecimiento.

La hipótesis del valor prueba si un producto o servicio proporciona valor a los clientes cuando lo usan. Los experimentos proporcionan una evaluación más precisa.

Para la hipótesis del crecimiento, que prueba cómo los nuevos clientes descubren un producto o servicio, se puede hacer un análisis similar.hipótesis

La cuestión no es encontrar al consumidor medio sino encontrar a los primeros usuarios: los consumidores que sienten una mayor necesidad de usar el producto. Estos consumidores tienden a perdonar los errores y están dispuestos a proporcionar feedback (retroalimentación).

Experimentos adicionales pueden ampliar este primer feedback y aprendizaje. El experimento se podría llevar a cabo en cuestión de semanas, menos de una décima parte del tiempo que se requiere para el proceso de planificación estratégica tradicional. Además, también puede hacerse en paralelo con la planificación estratégica mientras todavía se está formulando el plan. Incluso cuando los experimentos arrojan resultados negativos, estos fracasos pueden ser instructivos e influir en la estrategia.

Un Experimento es un Producto

En el modelo del método Lean Startup, un experimento es más que una simple investigación teórica; también es un primer producto. Si este o cualquier otro experimento tiene éxito, permite al directivo empezar con su campaña: conseguir a los primeros usuarios, añadir trabajadores a cada nuevo experimento o iteración y, finalmente, empezar a crear el producto.Producto 1

Cuando el producto esté a punto para ser distribuido, ya habrá consumidores consolidados. Tendrá solucionados los problemas reales y ofrecerá una especificación detallada de por qué necesita crearse. A diferencia de la planificación estratégica tradicional o del proceso de investigación de mercado, esta especificación estará enraizada en el feedback de lo que está funcionando hoy, en lugar de lo que se anticipa que puede funcionar mañana.

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